Wie DESK-SHARING & REMOTE WORK funktionieren können
Remote Work, neue Arbeitswelt, flexible office – so unterschiedlich die Begrifflichkeiten sind, eins steht fest: Nicht immer läuft alles nach Plan!
Die Umstellung eines gesamten Teams in den Remote-Modus bringt einige technischer Herausforderungen mit sich: In unserem Team der PARTNER AG arbeiten wir bereits seit über 20 Jahren nach dem Desk-Sharing-Modell: Niemand hat einen eigenen, festen Schreibtisch, sondern nutzt den, der gerade frei ist. Dank Laptops, Dockingstationen und Videokonferenzen mittels WEBEX-Board sind wir bereits seit fünf Jahren mobil einsatzfähig. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen, denn gern teilen wir unsere Tipps &Tricks!
Wussten Sie, dass es für Desk-Sharing eine Clean-Desk-Policy braucht?
Das bedeutet nichts anderes als: Schreibtisch werden aufgeräumt und persönliche Gegenstände verschwinden. Das sorgt für Konzentration und macht Ablenkung schier unmöglich.
Wie sollten Arbeitsplätze für das Desk-Sharing ausgestattet werden?
Alle Arbeitsplätze sind vergleichbar ausgestattet und verfügen über eine Docking-Stationen, wahlweise große Screens, eine externe Tastatur und Maus. Die Mitarbeiter können dezentral auf die notwendigen Laufwerke und Daten zugreifen. Schreibtisch und Stuhl sind ergonomisch anpassbar.
Wie gestaltet man die interne Organisation im Remote-Modus?
Man sollte sich darauf einstellen, dass es Worst Case Scenarien gibt, sprich: Die Kapazität durch Arbeitsplätze kann unter Umständen stark reduziert sein. Hier ist man definitiv mit einem Laptop im Vorteil, da man so von überall arbeiten kann. Damit es aber im Büro nicht zur Suche nach Arbeitsplätzen kommt, braucht man eine gute interne Abstimmung, wer zu welchen Zeiten anwesend sein wird. Einige Unternehmen arbeiten mit speziellen Buchungssystemen, die auch von unterwegs nutzbar sind. Mancherorts reicht eine transparente Sichtkontrolle in transparent gestalteten Büros, um einen Schreibtisch zu finden, der noch unbesetzt ist.
Welche technischen Feinheiten gilt es zu beachten?
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass technische Neuerungen immer wieder praktisch erprobt sein wollen. Ob Dockingstation in Kombination mit unterschiedlichen Laptops, VPN-Verbindungen im privaten W-LAN oder Rückkoppelungen infolge nicht ausgestellter Mikrofone bei Videokonferenzen: Viele Erfahrungen sammelt man in der Praxis und es ist unabdingbar, einen professionellen IT-Partner an der Seite zu haben, der mit Know-how punktet.